DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEM
Ein Dokumenten-Management-System – auch DMS genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. Auch Arbeitsabläufe lassen sich mit Dokumenten-Management-Systemen schnell und einfach innerhalb des Systems digitalisieren und effizienter gestalten.
FAQs
Dokumenten-Management-Systeme
Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Plattform, auf der Dokumente digital archiviert und geordnet werden. Dies können Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder E-Mails sein. Die digitale Dokumentenablage ersetzt analoge Arbeitsschritte für die Erstellung, Bearbeitung, Archivierung und Suche. Ein DMS optimiert die Zusammenarbeit in Unternehmen. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit auf die digitalen Dateien zugreifen.
Mit einem Dokumenten-Management-System wie bspw. DocuWare können Sie Dokumente jeglicher Art digital archivieren, organisieren, für Mitarbeiter zugänglich machen, gemeinsam bearbeiten und vieles mehr. Mit einem DMS schützen Sie sensible Daten vor unberechtigten Zugriffen. Auch bietet ein DMS die Möglichkeit z.B. Freigabeprozesse zu optimieren und Workflows zwischen Mitarbeitern und Abteilungen einzurichten.
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Diese sind an die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst.
Lokales DMS werden in die IT-Infrastruktur des Unternehmens implementiert und lokal auf dessen eigenem Server gehostet.
Cloud-basierte DMS laufen vollständig über eine Cloud. Sowohl Daten als auch die Software sind in der Cloud gespeichert.
Hybride DMS sind eine Zwischenform aus einem Cloud-basierten System und lokalem Server. So verbleiben bspw. besonders sensible Daten auf dem lokalen Server. Gleichzeitig bietet das System die Vorteile der Cloud-Speicherung und Zusammenarbeit.
Prinzipiell sind Unternehmen nicht verpflichtet mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) zu arbeiten. Per Gesetz (GoBD) sind Unternehmen jedoch verpflichtet, elektronische Belege ordnungsgemäß zu archivieren. Dies beinhaltet die Unveränderbarkeit, Formattreue, Indexierung und Archivierung. Ein DMS bietet Unternehmen eine rechtskonforme Plattform, um den Anforderungen des GoBD zu entsprechen. Zudem bereitet ein DMS Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 vor und erleichtern dessen Umsetzung.
Mit einem modernen Dokumenten-Management-System wie bspw. DocuWare können Sie elektronische Rechnungen problemlos verarbeiten und an Ihr bestehendes ERP-System übertragen.
Der Preis für ein DMS variiert je nach Anforderungen des Unternehmens. Dies ist abhängig von der Art des DMS (Lokal, Cloud-basiert, hybrid) und dem gewünschten Funktionsumfang.
Die Firma Maier IT-Systeme arbeitet seit Jahren mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare. DocuWare zählt zu den führenden Dokumenten-Management-Systemen auf dem deutschen Markt. Jeden Tag arbeiten mehr als 20.000 Kunden mit DocuWare. Das DMS bietet höchste Sicherheit, unbegrenzte Skalierbarkeit und ständige Verfügbarkeit.
DIGITALES DOKUMENTEN-MANAGEMENT
- Dokumente GoBD-konform archivieren
- Jederzeit Zugriff auf wichtige Daten
- Schnelle Suche durch intelligente Indexierung
DOCUWARE
Die digitale Transformation
In der modernen Geschäftswelt sind schlanke Prozesse der Schlüssel zum Erfolg. Dokumenten-Management und Workflow-Automation sind wirksame Schritte, die digitale Transformation anzugehen — egal ob in einer Abteilung oder im gesamten Unternehmen.
Skalierbare Cloud-Technologie, jederzeit verfügbare Informationen und digitale Workflows gehören zum Erfolgsrezept produktiver Unternehmen, die ihr Umsatzwachstum steigern, ihre Mitarbeiter stärken und sich die Zukunft ihres Geschäfts sichern möchten.
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Das Dokumenten-Management-System DocuWare bietet vorkonfigurierte Lösungen, welche sich individuell in Ihr System integrieren lassen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, blitzschnell auf digitale Dokumente und Prozesse umzusteigen. Mit dem DMS DocuWare gelingt die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen!
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