Digitale Personalakte nach § 8 BVV: Diese Pflichten gelten ab 2027
Ab Januar 2027 müssen Unternehmen Entgeltunterlagen zwingend elektronisch und maschinell auswertbar führen. Lesen Sie hier, was durch die Pflicht zur digitalen Personalakte auf Sie zukommt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab 01.01.2027 müssen die in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar geführt werden.
- Die bisher mögliche Befreiung von dieser Pflicht bei der Deutschen Rentenversicherung entfällt zum 31.12.2026 ersatzlos.
- Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es nicht – betroffen sind nur bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen. In der Praxis wird eine saubere Trennung zwischen digitalen und papierbasierten Unterlagen jedoch kaum handhabbar sein.
- Neben dem Beitragsrecht sind Datenschutz (DSGVO) und häufig auch die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten.
- Wer jetzt handelt, vermeidet nicht nur Bußgelder, sondern schafft auch effizientere, transparentere HR-Prozesse.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027 wirklich?
Die Rechtsgrundlage: § 8 BVV und § 28p SGB IV
Grundlage der Pflicht ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV. Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen die dort genannten Entgeltunterlagen – etwa die Kopie des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Befreiungsanträge von Minijobbenden oder bestimmte Krankenkassenbescheinigungen – elektronisch geführt werden.
Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), bei der die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen von Betriebsprüfungen auf diese Unterlagen zugreift. § 9a BVV regelt ergänzend, wie diese elektronische Führung technisch auszugestalten ist.
Die Übergangsfrist läuft aus
Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische, maschinell auswertbare Führung der betroffenen Entgeltunterlagen dann ausnahmslos für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Wer die Unterlagen nicht ordnungsgemäß führt, riskiert Bußgelder sowie im schlimmsten Fall eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger.
Ein weit verbreitetes Missverständnis
In vielen Marketingtexten liest man, ab 2027 sei „die digitale Personalakte“ Pflicht. Das ist unpräzise: § 8 BVV verpflichtet nur zur elektronischen Führung bestimmter entgeltrelevanter Unterlagen. Arbeitsverträge im Allgemeinen, Zeugnisse oder Bewerbungsunterlagen fallen nicht automatisch darunter und dürfen grundsätzlich weiterhin auf Papier geführt werden.
In der betrieblichen Praxis ist eine strikte Trennung zwischen digital zu führenden Entgeltunterlagen und papierbasiert verbleibenden übrigen Personalunterlagen jedoch kaum sinnvoll umsetzbar – weshalb die digitale Personalakte als Ganzes faktisch zum Standard wird.
Was gehört in eine digitale Personalakte – und was nicht?
Pflichtbestandteile nach § 8 Abs. 2 BVV
Zu den ab 2027 zwingend elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen zählen unter anderem Kopien des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Bescheinigungen der Krankenkassen, Befreiungsanträge von Minijobbenden sowie weitere sozialversicherungsrelevante Nachweise. Diese Unterlagen müssen so vorgehalten werden, dass eine Betriebsprüfung jederzeit ohne Verzögerung und ohne zusätzlichen Aufwand darauf zugreifen kann.
Sinnvolle weitere Bestandteile
Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus bietet es sich an, weitere personalbezogene Dokumente in dieselbe Struktur aufzunehmen: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Abmahnungen oder Zielvereinbarungen. Das schafft eine einheitliche, durchsuchbare Aktenstruktur statt einer Mischung aus Papier, E-Mail-Anhängen und Ablagen auf verschiedenen Laufwerken.
Besonders sensible Daten getrennt
Gesundheitsdaten, Informationen zu einer Schwerbehinderung oder ähnlich sensible Angaben sollten aus Datenschutzgründen nicht in derselben Akte wie allgemeine Personaldaten liegen, sondern in eigenen, enger berechtigten Teilakten geführt werden. Das entspricht dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Datenminimierung und begrenzt den Kreis der Zugriffsberechtigten auf das notwendige Maß.
In 6 Schritten zur digitalen Personalakte – Ihr Leitfaden zur Umsetzung
Der Weg zur digitalen Personalakte beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wo liegen Ihre Unterlagen aktuell – auf Papier, im E-Mail-Postfach, auf dem Netzlaufwerk oder beim Lohnbüro?
Darauf aufbauend klären Sie, welche Dokumente nach § 8 BVV zwingend elektronisch geführt werden müssen und welche Sie darüber hinaus digitalisieren möchten. Ist ein Betriebs- oder Gesamtbetriebsrat vorhanden, binden Sie ihn frühzeitig ein, denn Software, Berechtigungen und Protokollierung sind mitbestimmungspflichtig.
Erst danach wählen Sie die passende Lösung – abgestimmt auf Unternehmensgröße und bestehende IT-Landschaft. Parallel dazu sichern Sie den Datenschutz ab, etwa durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag sowie ein klares Berechtigungs- und Löschkonzept.
Den Abschluss bildet die strukturierte Migration der Bestandsdaten samt Schulung von HR-Team und Belegschaft in der neuen Lösung.
FAQs
Nicht die Personalakte als Ganzes. Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 die elektronische, maschinell auswertbare Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen. In der Praxis führt das jedoch dazu, dass eine vollständig digitale Personalakte zum Standard wird.
Es drohen Bußgelder sowie im Zweifel eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger, wenn die geforderten Unterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht ordnungsgemäß elektronisch vorliegen.
Ja. Die Pflicht nach § 8 BVV gilt ab 2027 branchen- und größenunabhängig für alle Arbeitgeber, sobald die bisherige Befreiungsmöglichkeit zum 31.12.2026 entfällt.
Nein. Verpflichtend ist die elektronische Führung ab 2027 neu entstehender, entgeltrelevanter Unterlagen. Ältere Papierunterlagen können in der Regel weitergeführt werden, sofern die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
In den meisten Fällen ja: Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems ist wegen der objektiven Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle in der Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig – unabhängig davon, ob eine Überwachung tatsächlich beabsichtigt ist.
In der Regel nicht. Erforderlich sind ein technisches Berechtigungskonzept, eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen sowie ein Schutz vor unbefugten Änderungen oder Löschungen – das leistet ein einfacher gespiegelter Ordner nicht.
DocuWare ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, in dem die Personalakte ein Baustein unter vielen ist. Absence.io ist ein schlankes HR-Tool, das die digitale Personalakte gemeinsam mit Abwesenheits- und Zeiterfassung als eines von mehreren Modulen anbietet.
Das hängt von Unternehmensgröße, Datenmenge und gewählter Lösung ab. Eine schlanke HR-Lösung lässt sich oft innerhalb weniger Wochen einführen, ein umfassendes DMS-Projekt kann je nach Umfang mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Rechtlicher Rahmen: Datenschutz, GoBD und Mitbestimmung
Datenschutz nach DSGVO und BDSG
An der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit ändert die Digitalisierung selbst nichts – maßgeblich bleiben weiterhin Art. 6 DSGVO sowie § 26 BDSG. Was sich ändert, ist die praktische Umsetzung: Statt eines abschließbaren Aktenschranks braucht es Serversicherheit, Verschlüsselung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept und eine revisionssichere Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.
Wird ein externer Software- oder Cloud-Anbieter eingesetzt, ist in aller Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich; liegt der Serverstandort außerhalb der EU/des EWR, gelten zusätzliche Anforderungen an die Drittlandübermittlung. Wie wir Datenschutz und IT-Sicherheit bei unseren Kunden konkret umsetzen, lesen Sie auch auf unserer Seite zu IT-Sicherheit und Datenschutz.
GoBD-konforme, revisionssichere Aufbewahrung
Ein einfacher Cloud-Ordner, der lediglich die lokale Festplatte spiegelt und Änderungen oder Löschungen der Nutzer übernimmt, erfüllt die Anforderungen nicht. Erforderlich ist eine nachvollziehbare, vor unbefugten Änderungen geschützte Ablage, aus der sich jederzeit ergibt, wer wann welche Bearbeitung vorgenommen hat.
Für steuerlich relevante Lohnunterlagen gelten zudem eigene Aufbewahrungsfristen (u. a. 6 bis 10 Jahre nach § 147 AO); im Einzelfall lohnt sich hierzu die Abstimmung mit Steuerberatung oder Lohnbüro.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Ein häufig übersehener Punkt: Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems unterliegt in aller Regel der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da bereits die objektive Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausreicht – eine Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich (vgl. BAG, Beschluss vom 8. März 2022, 1 ABR 20/21). Auch spätere Systemänderungen sind mitbestimmungspflichtig.
Bei einer unternehmensweit einheitlichen Lösung ist regelmäßig der Gesamtbetriebsrat zuständig (§ 50 Abs. 1 BetrVG). Gleichzeitig hat ein Betriebsrat kein unbegrenztes Einsichtsrecht in einzelne Personalakten – dafür ist grundsätzlich die Zustimmung der oder des Beschäftigten erforderlich (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Unternehmen mit Betriebsrat sollten Software, Berechtigungskonzept und Protokollierung daher frühzeitig gemeinsam mit dem Gremium abstimmen.
Hinweis: Diese Ausführungen dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei der konkreten Umsetzung – insbesondere bei Mitbestimmungsfragen und Betriebsvereinbarungen – empfehlen wir die Einbindung von Rechtsberatung.
Bitte besuchen Sie unsere Webseite mit Ihrem PC, einem Laptop oder Smartphone. Vielen Dank.
Produktive IT-Lösungen
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Digitale Personalakte nach § 8 BVV: Diese Pflichten gelten ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen Entgeltunterlagen zwingend elektronisch und maschinell auswertbar führen. Lesen Sie hier, was durch die Pflicht zur digitalen Personalakte auf Sie zukommt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab 01.01.2027 müssen die in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar geführt werden.
- Die bisher mögliche Befreiung von dieser Pflicht bei der Deutschen Rentenversicherung entfällt zum 31.12.2026 ersatzlos.
- Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es nicht – betroffen sind nur bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen. In der Praxis wird eine saubere Trennung zwischen digitalen und papierbasierten Unterlagen jedoch kaum handhabbar sein.
- Neben dem Beitragsrecht sind Datenschutz (DSGVO) und häufig auch die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten.
- Wer jetzt handelt, vermeidet nicht nur Bußgelder, sondern schafft auch effizientere, transparentere HR-Prozesse.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027 wirklich?
Die Rechtsgrundlage: § 8 BVV und § 28p SGB IV
Grundlage der Pflicht ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV. Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen die dort genannten Entgeltunterlagen – etwa die Kopie des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Befreiungsanträge von Minijobbenden oder bestimmte Krankenkassenbescheinigungen – elektronisch geführt werden.
Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), bei der die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen von Betriebsprüfungen auf diese Unterlagen zugreift. § 9a BVV regelt ergänzend, wie diese elektronische Führung technisch auszugestalten ist.
Die Übergangsfrist läuft aus
Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische, maschinell auswertbare Führung der betroffenen Entgeltunterlagen dann ausnahmslos für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Wer die Unterlagen nicht ordnungsgemäß führt, riskiert Bußgelder sowie im schlimmsten Fall eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger.
Ein weit verbreitetes Missverständnis
In vielen Marketingtexten liest man, ab 2027 sei „die digitale Personalakte“ Pflicht. Das ist unpräzise: § 8 BVV verpflichtet nur zur elektronischen Führung bestimmter entgeltrelevanter Unterlagen. Arbeitsverträge im Allgemeinen, Zeugnisse oder Bewerbungsunterlagen fallen nicht automatisch darunter und dürfen grundsätzlich weiterhin auf Papier geführt werden.
In der betrieblichen Praxis ist eine strikte Trennung zwischen digital zu führenden Entgeltunterlagen und papierbasiert verbleibenden übrigen Personalunterlagen jedoch kaum sinnvoll umsetzbar – weshalb die digitale Personalakte als Ganzes faktisch zum Standard wird.
Was gehört in eine digitale Personalakte – und was nicht?
Pflichtbestandteile nach § 8 Abs. 2 BVV
Zu den ab 2027 zwingend elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen zählen unter anderem Kopien des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Bescheinigungen der Krankenkassen, Befreiungsanträge von Minijobbenden sowie weitere sozialversicherungsrelevante Nachweise. Diese Unterlagen müssen so vorgehalten werden, dass eine Betriebsprüfung jederzeit ohne Verzögerung und ohne zusätzlichen Aufwand darauf zugreifen kann.
Sinnvolle weitere Bestandteile
Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus bietet es sich an, weitere personalbezogene Dokumente in dieselbe Struktur aufzunehmen: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Abmahnungen oder Zielvereinbarungen. Das schafft eine einheitliche, durchsuchbare Aktenstruktur statt einer Mischung aus Papier, E-Mail-Anhängen und Ablagen auf verschiedenen Laufwerken.
Besonders sensible Daten gehören in getrennte Teilakten
Gesundheitsdaten, Informationen zu einer Schwerbehinderung oder ähnlich sensible Angaben sollten aus Datenschutzgründen nicht in derselben Akte wie allgemeine Personaldaten liegen, sondern in eigenen, enger berechtigten Teilakten geführt werden. Das entspricht dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Datenminimierung und begrenzt den Kreis der Zugriffsberechtigten auf das notwendige Maß.
In 6 Schritten zur digitalen Personalakte - Ihr Leitfaden zur Umsetzung
Der Weg zur digitalen Personalakte beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wo liegen Ihre Unterlagen aktuell – auf Papier, im E-Mail-Postfach, auf dem Netzlaufwerk oder beim Lohnbüro?
Darauf aufbauend klären Sie, welche Dokumente nach § 8 BVV zwingend elektronisch geführt werden müssen und welche Sie darüber hinaus digitalisieren möchten. Ist ein Betriebs- oder Gesamtbetriebsrat vorhanden, binden Sie ihn frühzeitig ein, denn Software, Berechtigungen und Protokollierung sind mitbestimmungspflichtig.
Erst danach wählen Sie die passende Lösung – abgestimmt auf Unternehmensgröße und bestehende IT-Landschaft. Parallel dazu sichern Sie den Datenschutz ab, etwa durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag sowie ein klares Berechtigungs- und Löschkonzept.
Den Abschluss bildet die strukturierte Migration der Bestandsdaten samt Schulung von HR-Team und Belegschaft in der neuen Lösung.
FAQs
Ist die digitale Personalakte ab 2027 gesetzlich Pflicht?
Nicht die Personalakte als Ganzes. Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 die elektronische, maschinell auswertbare Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen. In der Praxis führt das jedoch dazu, dass eine vollständig digitale Personalakte zum Standard wird.
Was passiert, wenn ich bis 2027 nichts unternehme?
Es drohen Bußgelder sowie im Zweifel eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger, wenn die geforderten Unterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht ordnungsgemäß elektronisch vorliegen.
Gilt die Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe?
Ja. Die Pflicht nach § 8 BVV gilt ab 2027 branchen- und größenunabhängig für alle Arbeitgeber, sobald die bisherige Befreiungsmöglichkeit zum 31.12.2026 entfällt.
Muss ich meinen kompletten Papierbestand bis 2027 einscannen?
Nein. Verpflichtend ist die elektronische Führung ab 2027 neu entstehender, entgeltrelevanter Unterlagen. Ältere Papierunterlagen können in der Regel weitergeführt werden, sofern die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Brauche ich für die Einführung die Zustimmung des Betriebsrats?
In den meisten Fällen ja: Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems ist wegen der objektiven Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle in der Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig – unabhängig davon, ob eine Überwachung tatsächlich beabsichtigt ist.
Reicht ein Cloud-Ordner für die elektronische Aktenführung aus?
In der Regel nicht. Erforderlich sind ein technisches Berechtigungskonzept, eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen sowie ein Schutz vor unbefugten Änderungen oder Löschungen – das leistet ein einfacher gespiegelter Ordner nicht.
Was ist der Unterschied zwischen DocuWare und Absence.io?
DocuWare ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, in dem die Personalakte ein Baustein unter vielen ist. Absence.io ist ein schlankes HR-Tool, das die digitale Personalakte gemeinsam mit Abwesenheits- und Zeiterfassung als eines von mehreren Modulen anbietet.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Personalakte?
Das hängt von Unternehmensgröße, Datenmenge und gewählter Lösung ab. Eine schlanke HR-Lösung lässt sich oft innerhalb weniger Wochen einführen, ein umfassendes DMS-Projekt kann je nach Umfang mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Rechtlicher Rahmen: Datenschutz, GoBD und Mitbestimmung
Datenschutz nach DSGVO und BDSG
An der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit ändert die Digitalisierung selbst nichts – maßgeblich bleiben weiterhin Art. 6 DSGVO sowie § 26 BDSG. Was sich ändert, ist die praktische Umsetzung: Statt eines abschließbaren Aktenschranks braucht es Serversicherheit, Verschlüsselung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept und eine revisionssichere Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.
Wird ein externer Software- oder Cloud-Anbieter eingesetzt, ist in aller Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich; liegt der Serverstandort außerhalb der EU/des EWR, gelten zusätzliche Anforderungen an die Drittlandübermittlung. Wie wir Datenschutz und IT-Sicherheit bei unseren Kunden konkret umsetzen, lesen Sie auch auf unserer Seite zu IT-Sicherheit und Datenschutz.
GoBD-konforme, revisionssichere Aufbewahrung
Ein einfacher Cloud-Ordner, der lediglich die lokale Festplatte spiegelt und Änderungen oder Löschungen der Nutzer übernimmt, erfüllt die Anforderungen nicht. Erforderlich ist eine nachvollziehbare, vor unbefugten Änderungen geschützte Ablage, aus der sich jederzeit ergibt, wer wann welche Bearbeitung vorgenommen hat.
Für steuerlich relevante Lohnunterlagen gelten zudem eigene Aufbewahrungsfristen (u. a. 6 bis 10 Jahre nach § 147 AO); im Einzelfall lohnt sich hierzu die Abstimmung mit Steuerberatung oder Lohnbüro.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Ein häufig übersehener Punkt: Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems unterliegt in aller Regel der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da bereits die objektive Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausreicht – eine Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich (vgl. BAG, Beschluss vom 8. März 2022, 1 ABR 20/21). Auch spätere Systemänderungen sind mitbestimmungspflichtig.
Bei einer unternehmensweit einheitlichen Lösung ist regelmäßig der Gesamtbetriebsrat zuständig (§ 50 Abs. 1 BetrVG). Gleichzeitig hat ein Betriebsrat kein unbegrenztes Einsichtsrecht in einzelne Personalakten – dafür ist grundsätzlich die Zustimmung der oder des Beschäftigten erforderlich (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Unternehmen mit Betriebsrat sollten Software, Berechtigungskonzept und Protokollierung daher frühzeitig gemeinsam mit dem Gremium abstimmen.
Hinweis: Diese Ausführungen dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei der konkreten Umsetzung – insbesondere bei Mitbestimmungsfragen und Betriebsvereinbarungen – empfehlen wir die Einbindung von Rechtsberatung.
Softwarevergleich: DocuWare oder Absence.io?
Es gibt nicht die eine richtige Lösung – die passende Software hängt vor allem von der Unternehmensgröße, der vorhandenen IT-Landschaft und dem Umfang der Anforderungen ab. Wir stellen zwei Lösungen gegenüber, mit denen wir als Partner arbeiten.
DocuWare
Umfassendes Dokumenten-Management
Ideal für Unternehmen mit komplexeren Dokumenten- und Prozessanforderungen
Enthält Module für Rechnungs-, Vertrags-, Auftragsmanagement und viele weitere Funktionen
Hoher Einführungsaufwand, dafür bis ins Details individuell anpassbar
Absence.io
Schlankes HR-Modul-Paket
Ideal für kleinere und mittlere Unternehmen mit Fokus auf HR-Kernprozesse
Enthält auch Modul für Zeiterfassung und Abwesenheits-Management
Geringer Einführungsaufwand für schnellen Einstieg
Digitale Personalakte nach § 8 BVV: Diese Pflichten gelten ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen Entgeltunterlagen zwingend elektronisch und maschinell auswertbar führen. Lesen Sie hier, was durch die Pflicht zur digitalen Personalakte auf Sie zukommt.
Das Wichtigste in Kürze
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- Ab 01.01.2027 müssen die in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar geführt werden.
- Die bisher mögliche Befreiung von dieser Pflicht bei der Deutschen Rentenversicherung entfällt zum 31.12.2026 ersatzlos.
- Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es nicht – betroffen sind nur bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen. In der Praxis wird eine saubere Trennung zwischen digitalen und papierbasierten Unterlagen jedoch kaum handhabbar sein.
- Neben dem Beitragsrecht sind Datenschutz (DSGVO) und häufig auch die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten.
- Wer jetzt handelt, vermeidet nicht nur Bußgelder, sondern schafft auch effizientere, transparentere HR-Prozesse.
Was ändert sich zum 01. Januar 2027 wirklich?
Die Rechtsgrundlage: § 8 BVV und § 28p SGB IV
Grundlage der Pflicht ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV. Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen die dort genannten Entgeltunterlagen – etwa die Kopie des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Befreiungsanträge von Minijobbenden oder bestimmte Krankenkassenbescheinigungen – elektronisch geführt werden.
Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), bei der die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen von Betriebsprüfungen auf diese Unterlagen zugreift. § 9a BVV regelt ergänzend, wie diese elektronische Führung technisch auszugestalten ist.
Die Übergangsfrist läuft aus
Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische, maschinell auswertbare Führung der betroffenen Entgeltunterlagen dann ausnahmslos für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Wer die Unterlagen nicht ordnungsgemäß führt, riskiert Bußgelder sowie im schlimmsten Fall eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger.
Ein weit verbreitetes Missverständnis
In vielen Marketingtexten liest man, ab 2027 sei „die digitale Personalakte“ Pflicht. Das ist unpräzise: § 8 BVV verpflichtet nur zur elektronischen Führung bestimmter entgeltrelevanter Unterlagen. Arbeitsverträge im Allgemeinen, Zeugnisse oder Bewerbungsunterlagen fallen nicht automatisch darunter und dürfen grundsätzlich weiterhin auf Papier geführt werden.
In der betrieblichen Praxis ist eine strikte Trennung zwischen digital zu führenden Entgeltunterlagen und papierbasiert verbleibenden übrigen Personalunterlagen jedoch kaum sinnvoll umsetzbar – weshalb die digitale Personalakte als Ganzes faktisch zum Standard wird.
Was gehört in eine digitale Personalakte – und was nicht?
Pflichtbestandteile nach § 8 Abs. 2 BVV
Zu den ab 2027 zwingend elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen zählen unter anderem Kopien des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Bescheinigungen der Krankenkassen, Befreiungsanträge von Minijobbenden sowie weitere sozialversicherungsrelevante Nachweise. Diese Unterlagen müssen so vorgehalten werden, dass eine Betriebsprüfung jederzeit ohne Verzögerung und ohne zusätzlichen Aufwand darauf zugreifen kann.
Sinnvolle weitere Bestandteile
Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus bietet es sich an, weitere personalbezogene Dokumente in dieselbe Struktur aufzunehmen: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Abmahnungen oder Zielvereinbarungen. Das schafft eine einheitliche, durchsuchbare Aktenstruktur statt einer Mischung aus Papier, E-Mail-Anhängen und Ablagen auf verschiedenen Laufwerken.
Besonders sensible Daten in getrennte Akte
Gesundheitsdaten, Informationen zu einer Schwerbehinderung oder ähnlich sensible Angaben sollten aus Datenschutzgründen nicht in derselben Akte wie allgemeine Personaldaten liegen, sondern in eigenen, enger berechtigten Teilakten geführt werden. Das entspricht dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Datenminimierung und begrenzt den Kreis der Zugriffsberechtigten auf das notwendige Maß.
In 6 Schritten zur digitalen Personalakte – Ihr Leitfaden zur Umsetzung
Der Weg zur digitalen Personalakte beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wo liegen Ihre Unterlagen aktuell – auf Papier, im E-Mail-Postfach, auf dem Netzlaufwerk oder beim Lohnbüro?
Darauf aufbauend klären Sie, welche Dokumente nach § 8 BVV zwingend elektronisch geführt werden müssen und welche Sie darüber hinaus digitalisieren möchten. Ist ein Betriebs- oder Gesamtbetriebsrat vorhanden, binden Sie ihn frühzeitig ein, denn Software, Berechtigungen und Protokollierung sind mitbestimmungspflichtig.
Erst danach wählen Sie die passende Lösung – abgestimmt auf Unternehmensgröße und bestehende IT-Landschaft. Parallel dazu sichern Sie den Datenschutz ab, etwa durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag sowie ein klares Berechtigungs- und Löschkonzept.
Den Abschluss bildet die strukturierte Migration der Bestandsdaten samt Schulung von HR-Team und Belegschaft in der neuen Lösung.
FAQs
Nicht die Personalakte als Ganzes. Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 die elektronische, maschinell auswertbare Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen. In der Praxis führt das jedoch dazu, dass eine vollständig digitale Personalakte zum Standard wird.
Es drohen Bußgelder sowie im Zweifel eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger, wenn die geforderten Unterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht ordnungsgemäß elektronisch vorliegen.
Ja. Die Pflicht nach § 8 BVV gilt ab 2027 branchen- und größenunabhängig für alle Arbeitgeber, sobald die bisherige Befreiungsmöglichkeit zum 31.12.2026 entfällt.
Nein. Verpflichtend ist die elektronische Führung ab 2027 neu entstehender, entgeltrelevanter Unterlagen. Ältere Papierunterlagen können in der Regel weitergeführt werden, sofern die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
In den meisten Fällen ja: Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems ist wegen der objektiven Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle in der Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig – unabhängig davon, ob eine Überwachung tatsächlich beabsichtigt ist.
In der Regel nicht. Erforderlich sind ein technisches Berechtigungskonzept, eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen sowie ein Schutz vor unbefugten Änderungen oder Löschungen – das leistet ein einfacher gespiegelter Ordner nicht.
DocuWare ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, in dem die Personalakte ein Baustein unter vielen ist. Absence.io ist ein schlankes HR-Tool, das die digitale Personalakte gemeinsam mit Abwesenheits- und Zeiterfassung als eines von mehreren Modulen anbietet.
Das hängt von Unternehmensgröße, Datenmenge und gewählter Lösung ab. Eine schlanke HR-Lösung lässt sich oft innerhalb weniger Wochen einführen, ein umfassendes DMS-Projekt kann je nach Umfang mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Rechtlicher Rahmen: Datenschutz, GoBD und Mitbestimmung
Datenschutz nach DSGVO und BDSG
An der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit ändert die Digitalisierung selbst nichts – maßgeblich bleiben weiterhin Art. 6 DSGVO sowie § 26 BDSG. Was sich ändert, ist die praktische Umsetzung: Statt eines abschließbaren Aktenschranks braucht es Serversicherheit, Verschlüsselung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept und eine revisionssichere Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.
Wird ein externer Software- oder Cloud-Anbieter eingesetzt, ist in aller Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich; liegt der Serverstandort außerhalb der EU/des EWR, gelten zusätzliche Anforderungen an die Drittlandübermittlung. Wie wir Datenschutz und IT-Sicherheit bei unseren Kunden konkret umsetzen, lesen Sie auch auf unserer Seite zu IT-Sicherheit und Datenschutz.
GoBD-konforme, revisionssichere Aufbewahrung
Ein einfacher Cloud-Ordner, der lediglich die lokale Festplatte spiegelt und Änderungen oder Löschungen der Nutzer übernimmt, erfüllt die Anforderungen nicht. Erforderlich ist eine nachvollziehbare, vor unbefugten Änderungen geschützte Ablage, aus der sich jederzeit ergibt, wer wann welche Bearbeitung vorgenommen hat.
Für steuerlich relevante Lohnunterlagen gelten zudem eigene Aufbewahrungsfristen (u. a. 6 bis 10 Jahre nach § 147 AO); im Einzelfall lohnt sich hierzu die Abstimmung mit Steuerberatung oder Lohnbüro.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Ein häufig übersehener Punkt: Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems unterliegt in aller Regel der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da bereits die objektive Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausreicht – eine Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich (vgl. BAG, Beschluss vom 8. März 2022, 1 ABR 20/21). Auch spätere Systemänderungen sind mitbestimmungspflichtig.
Bei einer unternehmensweit einheitlichen Lösung ist regelmäßig der Gesamtbetriebsrat zuständig (§ 50 Abs. 1 BetrVG). Gleichzeitig hat ein Betriebsrat kein unbegrenztes Einsichtsrecht in einzelne Personalakten – dafür ist grundsätzlich die Zustimmung der oder des Beschäftigten erforderlich (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Unternehmen mit Betriebsrat sollten Software, Berechtigungskonzept und Protokollierung daher frühzeitig gemeinsam mit dem Gremium abstimmen.
Hinweis: Diese Ausführungen dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei der konkreten Umsetzung – insbesondere bei Mitbestimmungsfragen und Betriebsvereinbarungen – empfehlen wir die Einbindung von Rechtsberatung.
Softwarevergleich: DocuWare oder Absence.io?
DocuWare
Umfassendes Dokumenten-Management
Ideal für Unternehmen mit komplexeren Dokumenten- und Prozessanforderungen
Enthält Module für Rechnungs-, Vertrags-, Auftragsmanagement und viele weitere Funktionen
Hoher Einführungsaufwand, dafür bis ins Details individuell anpassbar
Absence.io
Schlankes HR-Modul-Paket
Ideal für kleinere und mittlere Unternehmen mit Fokus auf HR-Kernprozesse
Enthält auch Modul für Zeiterfassung und Abwesenheits-Management
Geringer Einführungsaufwand für schnellen Einstieg
Digitale Personalakte nach § 8 BVV: Diese Pflichten gelten ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen Entgeltunterlagen zwingend elektronisch und maschinell auswertbar führen. Lesen Sie hier, was durch die Pflicht zur digitalen Personalakte auf Sie zukommt.
FAQs zu digitale Personalakte
Nicht die Personalakte als Ganzes. Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 die elektronische, maschinell auswertbare Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen. In der Praxis führt das jedoch dazu, dass eine vollständig digitale Personalakte zum Standard wird.
Es drohen Bußgelder sowie im Zweifel eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger, wenn die geforderten Unterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht ordnungsgemäß elektronisch vorliegen.
Ja. Die Pflicht nach § 8 BVV gilt ab 2027 branchen- und größenunabhängig für alle Arbeitgeber, sobald die bisherige Befreiungsmöglichkeit zum 31.12.2026 entfällt.
Nein. Verpflichtend ist die elektronische Führung ab 2027 neu entstehender, entgeltrelevanter Unterlagen. Ältere Papierunterlagen können in der Regel weitergeführt werden, sofern die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
n den meisten Fällen ja: Die Einführung eines elektronischen Personalaktensystems ist wegen der objektiven Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle in der Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig – unabhängig davon, ob eine Überwachung tatsächlich beabsichtigt ist.
In der Regel nicht. Erforderlich sind ein technisches Berechtigungskonzept, eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen sowie ein Schutz vor unbefugten Änderungen oder Löschungen – das leistet ein einfacher gespiegelter Ordner nicht.
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Was ändert sich zum 1. Januar 2027 wirklich?
Ab 01.01.2027 müssen die in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar geführt werden. Was ändert sich genau?
Grundlage der Pflicht ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV. Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen die dort genannten Entgeltunterlagen – etwa die Kopie des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Befreiungsanträge von Minijobbenden oder bestimmte Krankenkassenbescheinigungen – elektronisch geführt werden.
Hintergrund ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), bei der die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen von Betriebsprüfungen auf diese Unterlagen zugreift. § 9a BVV regelt ergänzend, wie diese elektronische Führung technisch auszugestalten ist.
In vielen Marketingtexten liest man, ab 2027 sei „die digitale Personalakte“ Pflicht. Das ist unpräzise: § 8 BVV verpflichtet nur zur elektronischen Führung bestimmter entgeltrelevanter Unterlagen. Arbeitsverträge im Allgemeinen, Zeugnisse oder Bewerbungsunterlagen fallen nicht automatisch darunter und dürfen grundsätzlich weiterhin auf Papier geführt werden.
In der betrieblichen Praxis ist eine strikte Trennung zwischen digital zu führenden Entgeltunterlagen und papierbasiert verbleibenden übrigen Personalunterlagen jedoch kaum sinnvoll umsetzbar – weshalb die digitale Personalakte als Ganzes faktisch zum Standard wird.
Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische, maschinell auswertbare Führung der betroffenen Entgeltunterlagen dann ausnahmslos für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Wer die Unterlagen nicht ordnungsgemäß führt, riskiert Bußgelder sowie im schlimmsten Fall eine Schätzung der Arbeitsentgelte durch den Rentenversicherungsträger.
Was gehört in eine digitale Personalakte – und was nicht?
Zu den ab 2027 zwingend elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen zählen unter anderem Kopien des Arbeitsvertrags nach dem Nachweisgesetz, Bescheinigungen der Krankenkassen, Befreiungsanträge von Minijobbenden sowie weitere sozialversicherungsrelevante Nachweise. Diese Unterlagen müssen so vorgehalten werden, dass eine Betriebsprüfung jederzeit ohne Verzögerung und ohne zusätzlichen Aufwand darauf zugreifen kann.
Gesundheitsdaten, Informationen zu einer Schwerbehinderung oder ähnlich sensible Angaben sollten aus Datenschutzgründen nicht in derselben Akte wie allgemeine Personaldaten liegen, sondern in eigenen, enger berechtigten Teilakten geführt werden. Das entspricht dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Datenminimierung und begrenzt den Kreis der Zugriffsberechtigten auf das notwendige Maß.
Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus bietet es sich an, weitere personalbezogene Dokumente in dieselbe Struktur aufzunehmen: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Abmahnungen oder Zielvereinbarungen. Das schafft eine einheitliche, durchsuchbare Aktenstruktur statt einer Mischung aus Papier, E-Mail-Anhängen und Ablagen auf verschiedenen Laufwerken.
Ihr Leitfaden zur Umsetzung der digitalen Personalakte
Der Weg zur digitalen Personalakte beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wo liegen Ihre Unterlagen aktuell – auf Papier, im E-Mail-Postfach, auf dem Netzlaufwerk oder beim Lohnbüro?
Darauf aufbauend klären Sie, welche Dokumente nach § 8 BVV zwingend elektronisch geführt werden müssen und welche Sie darüber hinaus digitalisieren möchten.
Ist ein Betriebs- oder Gesamtbetriebsrat vorhanden, binden Sie ihn frühzeitig ein, denn Software, Berechtigungen und Protokollierung sind mitbestimmungspflichtig.
Erst danach wählen Sie die passende Lösung – abgestimmt auf Unternehmensgröße und bestehende IT-Landschaft.
Parallel dazu sichern Sie den Datenschutz ab, etwa durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag sowie ein klares Berechtigungs- und Löschkonzept.
Den Abschluss bildet die strukturierte Migration der Bestandsdaten samt Schulung von HR-Team und Belegschaft in der neuen Lösung.
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